lunes, 21 de febrero de 2011

MANEJAR EL ALMACEN DE LA EMPRESA

 ¡¡MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL SISTEMA DE ALMACENES!!


1.- Resivo de materiales
 Cuando una persona entrega dinero, mercancias o cualquier valor, ya sea en pago de una deuda o por cualquier otro motivo, tiene derecho a exigir que se le otorge un documento que acredite la entrega. A esta constancia escrita se le llama recibo.
Su identificacion. Resivo es un documento por medio del cual una persona manifiesta que se le entrego una determinada cantidad de dinero, mercancias o cualquier otro valor, por el concepto que en mismo documento se expresa.
Sus elementos. El resivo esencialmente consta de estos datos:
1) Nombre de la persona que hace la entrega
2) Cantidad que resive, expresada en numero y letra
3) Motivo o concepto de la entrega
4) Lugar y fecha
5) Firma del que resive

                                                    
     2.- Clasificacion y que facilita
  La clasificacion es una lista detallada y sistematicamente ordenada de todos los articulos concernientes a una fase en particular de un negocio a todas las diversas fases en particular de un negocio o a las diversas fases del mismo. La clasificacion facilita la interpretacion y hace sencillo el encontrar la informacion de hechos aparentemente no relacionados.

LAS VENTAJAS

1) Proporciona un sistema logico para archivar todos los datos.
2) Establece un metodo para obtener la informacion necesaria, para la operacion y el control de un sistema efectivo de contabilidad, facilita la coleccion de datos sobre gastos indirectos y costos de produccion y ayuda a establecer los saldos en existencia del inventario mensual, materiales en proceso , existencias de materiales semiterminados y de productos terminados.
3) Ayuda mucho a visualizar las tendensias, asi una comparacion de lo hecho durante un periodo de tiempo para cualquier operacion o actividad, muestra la direccion en la que este articulo se mueve. Una comparacion de partidas de gastos clasificados , provoca la aprovacion o la accion de la gerencia.
4) Indica claramente el plan de organizacion, ya que se muestra la relacion de las secciones y departamentos e interpreta la limitacion de sus actividades.
5) Ayuda al desarrollo  de la standarizacion. El vocablo se emplea aqui en el sentido de la determinacion del mejor metodo o el mejor material a usarse para cualquier fin dado , bajo las condicciones existentes y el estricto apego a lo mejor como norma hasta que se encuentre un standard mejor. Casi en cualquier caso en se aplica la clasificacion se encontrara  que un gran numero de articulos semejantes se estan usando para fines similares. Con el fin de economizar trabajo en la clasificacion, si no existe razon en contra habra una tendencia a reducir el numero de articulos. Esta reducccion ayuda a crear estandard. Cuando un articulo particular ha provado ser el mejor, se adopta, clasifica y registra.
6) Ayuda a estandarizar el orden de los articulos en los almacenes y a evitar la salida incorrecta de los mismos, comoa menudo sucede cuando se usan denominaciones o vocablos de taller al llenar las requisiciones.
7) Proporciona un medio para formular el itenario y controlar los materiales en elaboracion, al designar exactamente los materiales, maquinas sitios de trabajo y operaciones comprendidas en cada fase o parte del componente.
8) Permite acumular informacion detallada ralativa a edificios y equipo.

1.-Las bases de la clasificacion
 Tanto el uso especifico que se valla a dar a la clasificacion como el periodo de tiempo que se espera usarla, afectan la desicion  sobre la base que se vaya a elegir para clasificar. Si la clasificacion va usarse en un programa continuo, debera seleccionarse una base que prevea posibles ampliaciones. Las bases comunes de clasificacion son:
1) Clasificacion por la naturaleza misma de los materiales, tales como liquidos, solidos, gases, acidos, bases, metales, maderas, ceramicos.
2) Clasificacion por el empleo que se les va a dar o el fin a que van a servir, ales como materiales directos e indirectos, articulos mecanicos de hule y llana para automovil, tubos, etc.
3) Clasificacion de acurdo con la ubicacion de la fabrica o departamento en que van a ser usados los materiales. Este metodo puede emplearse si dos o mas fabricas en la misma zona, se encuentran bajo la misma gerencia general pero son operadas como unidades idependienes.

2.-Sistemas de identificacion
1) Alfabetico: el uso de una letra o de un grupo de letras de acuerdo con esquema predeterminado.
2) Mnemotecnico: el uso de letras en una combinacion , que sugiera el nombre de la clasificacion del articulo. Se puede combinar numeros y letras en el sistema mnemotecnico, especialmente para sugerir tamano o alguna base generalmente admitida
3) Numerico: el uso de numeros para identificar el ariculo.
4) Senales: el uso de simbolos o signos para idicar articulo y operaciones.
5) Combinado: el uso de cualquiera de los sistemas anteriores en cualquier combinacion con los demas, para identificar un articulo en particular, sevicio u operacion.


1._ Que es controlar existencias?
El material que no ha sufrido ningun cambio importante desde su resivo se clasifica como materia prima. El material en proceso es aquel que ha sido trabajado en parte, pero que no esta listo para embarcarse.

2._ Por que contolar las existencias en el almacen?
El control de las existencias es ecencial para la efectividad en la produccion o par el control de finanzas. Las existencias en almacen y los materiales semiteminados a menudo representan de una cuarta parte a la mitad de la inversion del negocio.
                3) Que se guarda en el almacen y que significa cada uno?
Los productos terminados ya han sido acabados y estan listos para su embarque. En donde existe un almacen o departamento de embarques, el articulo se considera terminado cuando se entrega a una unidad. Materiale en conraposicion a materiales primas se llama a odos los que se emplean como auxiliares en la produccion pero que no forman parte del producto mismo. Se quedan incluidos los lubricantes, aceites abrasivos.

4) Que medidas basicas son necesarias para el control de las existencias?
1.- Determinar para todos los materiales cantidades maximas, o cantidades que se pueden pedir.
2.- Organizar un metodo para cargar el material a las ordenes que estan en el proceso o que se proyecta al fabricar.
3.-Crear una contabilidad que controle al almacen y no que sea controlada por el.

5.- Para que nos sirve determinar las existencias minimas y maximas en el almacen..
En el nivel de pedido es suficiente mayor al invetario minimo para dar impo a la orden de produccion o compra, espera a que se fabrique  o resiva del proveedor. Para fines del control, el nevel de pedido es mas importante que la existencia minima. La existencia maxima representa aproximadamente la uma de la cantidad ordenada y la existencia minima.

                                                  
                                            


                                                  
                                                    LA ETIQUETA DE ALMACEN




Debe prenderse a cada clase de articulos deposiados en las bodegas: tiene como datos esenciales:
a) Nombre del articulo
b) Unidad de manejo para el despacho
c) Localizacion
d) Existencia maxima y minima

Los datos de la existencia minima y maxima, son de gran importacia pa la negociacion.

La primera sirve para el almacen no solicite articulos en cantidades innecesarias que se traduzcan en una inversion improductiva, con descuido de otras necesidades.
La minima, sirve de base para que el almacenisa la compare con la existencia real y de aviso por escrito a la gerencia, a fin de que esta determine la convivencia de responder o no, los articulos proximos a agotarse.

Su importacia
1) Tener diariamente a la vista dato relativo a la existencia en especie.
2) Exigir responsabilidades a los bodegueros, puesto que sobre las etiquetas llevan el movimiento de los articulos.
3) Poseer un medio de comprobacion, en cualquier caso.





                                                         TARJETA DE ALMACEN
Consta, ademas de estos datos, con columnas para fecha, entradas y salidas, existencia.

                                             MAYOR AUXILIAR DE ALMACEN
Permite a contabilidad ejercer el conrol de los materiales almacenados asi como determinar el monto de las existencias y por concecuencia el costo de lo vendido y sus resueltados del ejercicio. El actual avance tecnologico ha permitido el desarrollo de programas computarizados, que controlan las existencias diarias de los inventarios de una manera aguil y oportuna, eliminando notablemente los tiempos utizados en control manual de almacenes y sus articulos, desplazando los kardex y etiquetas de almacen.









1.- Cual es el espacio ideal para bodegas y almacenes?
 La ubicacion ideal para almacenes y espacio para bodegas es aquella que reduce los costos totales del movimiento y cualquier otro costo relacionado con la operacion del almacen, sumistrado a la debida proteccion y abrigo de los materiales.






 


2.- De que dependera el espacio para almacenes?
 La ubicacion del espacio para almacenes, dependera del tipo y el valor de los materiales que se vallan a almacenar y de la frecuencia con que se resiban y saquen, asi como el sitio a que haya que conducirlos en la linea de produccion.


3.- Como manejarias la pulpa de papel en un almacen.?
 La pulpa de papel en vez de amontonarse, lo cual requiere nuevos movimientos, puede colocarse sobre plataformas enganchadas para movimientos internos de almacen o para llevarlos a su sitio de empleo; para cual cada plataforma contendra una cantidad apropiada de material y estara marcada con una etiqueta que estipule cantidad, numero de lote y especificaciones.
                                                                                                    
                                     



4.- Como manejarias en el almacen los materiales muy pesados.?
 Los materiales demasiado pesados se almacenan generalmente sobre el piso de la bodega, mientras que los ligeros se pueden manejar con facilidad y podran acomodarse en varios sitios  destinados a tal fin.


                                                                                   

5.- Como manejarias los que requieren piñejamiento
 Cuando hay moldes de fundicion que requieren "añejamiento" almacenamiento exterior  es tanto ventajoso como economico.



6.- Como manejarias los que se rompen facilmente?
 Los materiales que se rompen facilmente requieren medios para su proteccion debe recibir preferencia al efectuar al arreglo de los almacenes.







7.- Como almacenar los materiales iflamables.
 Los materiales inflamables a menudo exigen bodegas separadas que no solo protejan el material mismo, sino que eviten el peligro de incendio para el resto del edificio.

 


8.- Para que deben preveerse espacios?
 1) Mucho espacio ( del 20 al 25%) debera quedar libre en cada cuerpo del bastidor previniendo ampliaciones.
2) Los articulos de mas frecuente salida no pueden acomodarse cerca de la ventanilla  de despacho sin violar el proyecto de distribucion.
3) Algunos articulos, como los voluminosos o muy pesados, no pueden almacenarse exactamente por simbolos.


9.- De acuerdo a la informacion presentada como distribuirias el amacen?
 1) Materiales primas
2) Materiales utilizados indirectamente en la produccion, como aceites, lubricantes, herramientas que se desgastan y auxiliares como clavos, pegamentos.
3) Productos semielaborados, inclusive partes terminadas en espera de ser armadas o refacciones para embarque a los clientes, e inclusive partes comparadas.
4) Productos terminados listos para embarque.




                                          




10.- Como distribuirias el almacen cuando los productos son muy voluminosos.
 Algunos materiale son demasiados voluminosos para guardarse en los estantes, siendo tambien utilizados con demasiada rapidez, por ejemplo, la pulpa  para manofacturas de papel. Sin embargo podran estudiarse muy meticulosamente los problemas que presentan los materiales de este tipo.



11.- Como distribuirias los pasillos en el almacen?
 La distribucion de los pasillos variaran de acuerdo con las nesecidades de cada bodega, pero en general se puede decir que los pasillos principales deberan permitir el paso de dos carros o carretillas  de mano y su ancho variara de 2 a 3 o mas metros, mientras otros pasillos podran dejar espacio para una sola carretilla, montacarga. En los pasilos que acaban contra la pared, debera reservarse espacio suficiente para que se pueda dar la vuelta. Cuando los articulos almacenados son manejados de preferencia por empleados del almacen, el ancho de los pasillos se ha standarizado a 75cm.



12.- Por que es importante que las organizaciones arreglen y marquen el material segun su clasificacion?
 Una bodega que tenga sus materiales arreglados y marcados segun una clasificacion, no tiene que depender de que alguien recuerde en donde se guardo equis material.
 1) Mucho espacio debera quedar libre en cada cuerpo de bestidor previniendo ampliaciones
2) Los articulos de mas frecuente salida no pueden acomodarse cerca de la ventanilla de despacho sin violar el proyecto de distribuccion.
3) Algunos articulos, como los voluminosos o muy pesados, no pueden almacenarse exactamente por simbolos.





14.- Cual es el segundo metodo para distribuir los materiales en el almacen y como funciona.
Un segundo metodo de distribucion del almacen es ordenar los materiales de la manera mas conveniente para su almacenamiento y salida y formular despues un indice de localizacion del material. En el indice, el material se ordena por simbolos y su colocacion en el almacen se indica junto al simbolo.




15.- Cuales son sus desventajas                         
La desventaja de la distribucion del almacen por indice de localizacion en vez por clasificacion, es que hay que consultar el indice antes de poder encontrar un articulo. Si las existencias estan bien controladas esto no tiene importancia, por que la localizacion del estante puede incluirse en la orden de salida al formularla.


16.- Cuales son sus ventajas   
Las ventajas que se atribuyen a la distribucion por indice son: Se pueden arreglar las existencias de modo que las que tienen mas movimiento esten mas cerca del punto de entrada y salida; no se hace necesaria una nueva distribucion del almacen a la llegada de nuevos articulos o si se descontinuan algunos antiguos; y se pueden almacenar los articulos considerando de lleno sus necesidades especiales.


17.- Como acodarias los estantes si los articulos son pequeño y grandes cantidades
Siempre que sea posible y cuando haya grandes de articulos pequeños que manejar, deberan colocarse los estandares en pareja y de espaldas, dejando el material accesible desde los pasillos que corren entre las hileras economizando asi el espacio del almacen.


                                  




18.- Que tipo de estantes constituyen un medio satisfactorio para almacenar articulos pequeños?
Tanto los estantes de madera como los de hirro, constituyen un medio muy satisfactorio de distribucion del espacio del almacen. cuando con frecuencia se da salida a lotes iguales de materiales pequeños, debera considerarse la idea de utizar cajas manuales.

19.- Como almacenarias piezas muy pequeñas y como la moverias?
Cuando hay un movimiento muy intenso  de articulos pequeños y su empaque se ajusta al esquema de distribuccion del espacio del almacen, a veces conviene guardarlos en su empaque original.

20.- Que representa la figura 34.4 y 34.6
Se muestran cajas manuales. transportador de rodillo y estantes de acero. Los estantes de lamina, ocupan menos espacio que los de madera, aunque son costosos.

21.- Como funcionan las cajas enbonables?
Las cajas manuales enbonables pueden llevarse hasta la maquina cuando se usa el material. de igual manera estas cajas pueden llenarse en la maquina en que se fabrican las partes para almacenarse hasta que se necesitan.

22.- Que ilustra la figura 34.7
Ilustra una distribuccion ordenada de harramienta pequeña y repuestos en casilleros especiales hechos de madera.

23.- Que ilustra la figura 34.8?
Ilustra un eficiente metodo de almacenar partes chicas, las que pueden localizarse rapidamente al hacer girar los casilleros giratorios.

24.-Las barras de acero como se guardarian?
Las barras en existencia sean de hierro, acero, bronce.. se guardan en bastidores abiertos, acostadas.


25.- Como se guardan los ejes de un atomovil?
Los ejes de cardan para automovil, generalmente se cuelgan en bastidores especiales para evitar que se tuerzan. El almacenamiento especial que requieren algunos materiales, comprende el almacenamiento de articulos en su empaque original.

26.- Que hay que hacer cuando hay un movimiento intenso de articulos pequeños?
Cuando hay un movimiento intenso de articulos pequeños y su empaque se ajusta se ajusta al esquema de distribucion del espacio del almacen a veces conviene guardarlos en su empaque original.

27.- Cuando es mas barato abrir las cajas de su empaque original?
Es mas barato cuando se resiven que cuando los empleados del almacen estan de prisa para llenar las requisiciones.

28.- Que es el sistema de doble caja?
Se destina una para entrada y otra para salida de cada articulo. Mientras se extrae el material de salida para su empleo en la fabrica, los articulos recien llegados se guardan en la caja de entrada.



29.- Que evita el sistema de doble caja?
Evita la acumulacion de material viejo en el fondo ya que se usa antes de utilizar el de nuevo arribo.

30.- A que tipo de material beneficia esta sistema?
Esta caracteristica es de mayor beneficio cuando se trata de material que se puede echar a perder o dañar.

31.- Cual es otra de sus ventajas de este sistema?
Se pueden verificar facilmente las existencias del material al comprar con las tarjetas, y este cotejo puede hacerse y se hace cada vez que una de las cajas queda vacia.

32.- Cuando este sistema tiene exito?
 Tiene extito solamente cuando los materiales que se manejan son mas o menos constantes.

33.- Como se puede utilizar este sistema de doble caja?
La mayor parte de las ventajas del sistema de doble caja para articulos pequeños, pueden obtenerse poniendo en una bolsa la cantidad minima fijada del nuevo material.

34.- Como se emplean las cajas con division corredisa?
Ocacionalmente se emplean , similar a la division de un archivero comun. El material viejo se pone delante de la division corrediza y se usa antes.

35.- Como debe salir el material del almacen?
 El material debera salir del almacen unicamente con vale debidamente autorizado y firmado.


36.- Como se llena el vale de salida del material en el almacen y para que se debe dejar espacio?
Este vale o salida se llena en impreso especial y debera tener espacio para la fecha, firma de la persona que autoriza, numero del pedido contra el cual se hace el cargo, simbolo del articulo ordenado, la cantidad y cualquier otra informacion necesaria, ya sea para el almacenista que lleva el diario de saldos en existencia o bien para el departamento de contabilidad.



37.- Como se manejan las tarjetas en el almacen?
Por medio de un marbete en el anaquel puede verificarse que las existencias no bajaran del minimo fijado, si en la etiqueta se registran entradas y salidas.

38.- Que ilustra la figura 34.11?
Ilustra un marbete muy eficiente. Para que sea efectivo debera ser sencillo debido al tipo corriente del trabajador en el almacen.

39.- Que muestra un contador electronico?
Puede contar y empacar 13000 partes pequeñas por hora.

40.- Que se hace despues de resivir la requisicion de material?
El agente de compras ordena la compra y envia copia del pedido de compra al almacenista para que sirva de base para la identificacion y admision del material asi como su revision en el momento de su arribo.



41.- Respecto a la recepcion de material que pasa con el material que se resive de fuera?
Todo el material que se resive de fuera, debera entregarse al departamento de recepcion, el cual puede o no estar bajo el control del almacenista.

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